La convention est le document qui transforme un contact en activité récurrente. Elle s’obtient rarement au premier rendez-vous, mais le processus se travaille méthodiquement. Voici les cinq étapes, dans l’ordre.
Étape 1 : construire sa liste
Le point de départ n’est pas la prospection mais l’inventaire. Le répertoire FINESS recense les établissements sanitaires et médico-sociaux avec leur statut, leur capacité et leur adresse.
Pour chaque établissement de votre zone, notez la capacité, le statut (public, associatif, privé commercial), l’appartenance à un groupe et le temps de trajet. Cette liste, triée par temps de trajet croissant, est votre plan de travail. La France compte 7 400 EHPAD (DREES, enquête EHPA 2023) : le vivier est fini et localisable.
Étape 2 : identifier le bon interlocuteur
La décision se prend rarement à un seul niveau. Le directeur tranche, le cadre de santé valide la compatibilité avec l’organisation des soins, l’animateur ou responsable vie sociale est souvent le meilleur premier relais car la prestation touche à la vie quotidienne.
Dans un groupe national, un niveau supplémentaire s’ajoute : le siège peut référencer des fournisseurs pour l’ensemble de ses sites. Voir l’avantage d’un réseau structuré.
Étape 3 : préparer un dossier complet
Arriver avec le dossier prêt fait gagner plusieurs semaines : Kbis, attestation de vigilance URSSAF, assurance responsabilité civile professionnelle, diplômes des intervenants, protocole d’hygiène écrit, grille tarifaire lisible par les familles, et une proposition de modalités pratiques (jour de passage, local, prise de rendez-vous). Voir les obligations réglementaires en établissement.
Étape 4 : présenter un service, pas une offre
Une direction n’achète pas une prestation de coiffure, elle résout un problème d’organisation. L’argumentaire qui porte tient en quatre points : un jour fixe tenu dans la durée, une solution de remplacement en cas d’absence, une tarification que les familles comprennent sans avoir à demander, et une façon de travailler qui s’insère dans le fonctionnement de l’équipe.
Un point souvent négligé : la visibilité pour les familles. Un service régulier et lisible réduit les réclamations, ce qui intéresse directement une direction. Voir pourquoi les EHPAD investissent dans le bien-être.
Étape 5 : négocier les modalités
Les points à fixer par écrit :
- Le jour et la fréquence des passages.
- Le local mis à disposition, ou les conditions d’intervention en chambre.
- Le mode de facturation : au résident, à la famille, ou à l’établissement.
- L’organisation des rendez-vous et le rôle de l’équipe dans la collecte des demandes.
- Les obligations d’hygiène et la conduite en épisode infectieux.
- La durée, la reconduction et les conditions de rupture.
Le cas des marchés publics
Dans les établissements publics, au-delà de certains seuils, la mise en concurrence est obligatoire : il faut surveiller les avis de publicité et répondre au format demandé. En dessous des seuils, l’établissement peut contracter directement.
Combien de temps prévoir
Plusieurs semaines à plusieurs mois entre le premier contact et la première intervention, davantage encore pour un référencement de groupe. Ce délai doit figurer dans le plan de trésorerie du démarrage. Voir le référencement des prestataires en EHPAD et notre guide pour entreprendre dans la silver économie.
Questions fréquentes
Où trouver la liste des EHPAD de sa zone ?
Le répertoire FINESS recense les établissements sanitaires et médico-sociaux avec leur statut, leur capacité et leur adresse. C’est la base de travail pour construire un plan de prospection.
Qui signe la convention dans un EHPAD ?
Le directeur d’établissement dans la plupart des cas. Dans un groupe national, un référencement préalable au niveau du siège peut être nécessaire.
Faut-il passer par un marché public ?
Dans les établissements publics, au-delà de certains seuils seulement. En dessous, l’établissement peut contracter directement avec le prestataire.
Combien de temps entre le premier contact et la première intervention ?
Plusieurs semaines à plusieurs mois selon le statut de l’établissement et son appartenance à un groupe. Il faut prévoir ce délai dans le plan de trésorerie.
Vous voulez la trame de convention et la méthode utilisées par le réseau ?
