La convention est le document qui transforme un contact en activité récurrente. Elle s’obtient rarement au premier rendez-vous, mais le processus se travaille méthodiquement. Voici les cinq étapes, dans l’ordre.
Pour un prestataire de coiffure ou de socio-esthétique en EHPAD, la signature d’une convention ne repose pas uniquement sur la qualité technique des prestations proposées. Elle suppose également de démontrer sa capacité à intervenir de façon organisée, lisible et compatible avec le fonctionnement quotidien de l’établissement. Cette dimension organisationnelle devient particulièrement importante lorsqu’il s’agit de déployer le service sur plusieurs établissements.
Étape 1 : construire sa liste
Le point de départ n’est pas la prospection mais l’inventaire. Le répertoire FINESS recense les établissements sanitaires et médico-sociaux avec leur statut, leur capacité et leur adresse.
Pour chaque établissement de votre zone, notez la capacité, le statut (public, associatif, privé commercial), l’appartenance à un groupe et le temps de trajet. Cette liste, triée par temps de trajet croissant, est votre plan de travail. La France compte 7 400 EHPAD (DREES, enquête EHPA 2023) : le vivier est fini et localisable.
Cette cartographie permet surtout d’éviter une prospection dispersée. Pour une activité de services en établissement, la cohérence géographique des implantations peut devenir un élément important de l’organisation : temps de déplacement, continuité des interventions, remplacement d’un professionnel et construction progressive d’un secteur d’activité.
Dans une logique de développement en réseau, l’enjeu n’est donc pas seulement d’identifier des EHPAD : il s’agit de construire un maillage territorial cohérent et exploitable.
Étape 2 : identifier le bon interlocuteur
La décision se prend rarement à un seul niveau. Le directeur tranche, le cadre de santé valide la compatibilité avec l’organisation des soins, l’animateur ou responsable vie sociale est souvent le meilleur premier relais car la prestation touche à la vie quotidienne. Selon l’organisation propre à chaque établissement, d’autres fonctions peuvent également participer aux échanges : direction adjointe, responsable hôtelier, gouvernante, service administratif ou achats. L’interlocuteur pertinent doit donc être identifié au cas par cas plutôt que supposé.
Dans un groupe national, un niveau supplémentaire s’ajoute : le siège peut référencer des fournisseurs pour l’ensemble de ses sites. Voir l’avantage d’un réseau structuré.
Dans ce cas, il convient de distinguer deux démarches : la relation avec l’établissement, qui permet de comprendre les besoins opérationnels du site, et la démarche de référencement auprès du groupe lorsque son organisation l’exige. La capacité à présenter des procédures homogènes et une organisation structurée prend alors une importance particulière.
Étape 3 : préparer un dossier complet
Arriver avec le dossier prêt fait gagner plusieurs semaines : Kbis, attestation de vigilance URSSAF, assurance responsabilité civile professionnelle, diplômes des intervenants, protocole d’hygiène écrit, grille tarifaire lisible par les familles, et une proposition de modalités pratiques (jour de passage, local, prise de rendez-vous). Voir les obligations réglementaires en établissement.
Au-delà des documents administratifs demandés, un dossier professionnel doit permettre à la direction de comprendre rapidement comment le service fonctionnera concrètement. Qui organise les rendez-vous ? Comment les tarifs sont-ils communiqués ? Comment une absence est-elle gérée ? Comment se déroule une intervention en chambre lorsque celle-ci est nécessaire ?
Pour la coiffure et la socio-esthétique en établissement médico-social, la qualité du dossier tient ainsi autant à sa conformité qu’à sa lisibilité opérationnelle. Un dossier clair facilite l’évaluation du prestataire par l’établissement et limite les zones d’incertitude avant le démarrage.
Étape 4 : présenter un service, pas une offre
Une direction n’achète pas une prestation de coiffure, elle résout un problème d’organisation. L’argumentaire qui porte tient en quatre points : un jour fixe tenu dans la durée, une solution de remplacement en cas d’absence, une tarification que les familles comprennent sans avoir à demander, et une façon de travailler qui s’insère dans le fonctionnement de l’équipe.
La différence est importante : proposer uniquement une liste de prestations et de tarifs ne répond pas à toutes les questions d’une direction. Une présentation professionnelle doit également expliquer l’organisation du service, la gestion des rendez-vous, la continuité des interventions, l’information des familles et l’articulation avec les équipes de l’établissement.
Pour une activité de coiffure en EHPAD, cette approche permet de positionner la prestation comme un service organisé dans la durée plutôt que comme une succession d’interventions ponctuelles.
Un point souvent négligé : la visibilité pour les familles. Un service régulier et lisible réduit les réclamations, ce qui intéresse directement une direction. Voir pourquoi les EHPAD investissent dans le bien-être.
Cette visibilité peut notamment passer par une grille tarifaire accessible, une information claire sur les jours de présence, un processus de prise de rendez-vous identifié et des modalités de facturation compréhensibles. L’objectif est que chacun sache comment fonctionne le service et à qui s’adresser.
Étape 5 : négocier les modalités
Les points à fixer par écrit :
- Le jour et la fréquence des passages.
- Le local mis à disposition, ou les conditions d’intervention en chambre.
- Le mode de facturation : au résident, à la famille, ou à l’établissement.
- L’organisation des rendez-vous et le rôle de l’équipe dans la collecte des demandes.
- Les obligations d’hygiène et la conduite en épisode infectieux.
- La durée, la reconduction et les conditions de rupture.
Il est également pertinent de préciser, lorsque cela correspond au fonctionnement retenu avec l’établissement, les modalités d’accès au site, les interlocuteurs référents, les conditions d’utilisation du local et des équipements mis à disposition ainsi que la procédure prévue en cas d’absence ou d’impossibilité d’intervention.
Une convention bien structurée doit permettre aux deux parties de disposer d’un cadre opérationnel clair. Elle ne remplace toutefois pas l’analyse juridique du contrat lorsque la situation ou les engagements prévus le nécessitent.
Le cas des marchés publics
Dans les établissements publics, au-delà de certains seuils, la mise en concurrence est obligatoire : il faut surveiller les avis de publicité et répondre au format demandé.
Les obligations de publicité et de mise en concurrence varient notamment selon la nature et le montant du besoin. Pour une prospection auprès d’un EHPAD public, il est donc préférable de vérifier la procédure retenue par l’acheteur plutôt que de présumer qu’une convention de gré à gré est possible.
Pour un prestataire, cela implique de distinguer clairement la prospection commerciale classique d’une réponse à une consultation publique : les documents, les délais et le formalisme ne sont pas les mêmes.
Combien de temps prévoir
Plusieurs semaines entre le premier contact et la première intervention, davantage encore pour un référencement de groupe, ce point est plus du ressort de la tête de réseau. Ce délai doit figurer dans le plan de trésorerie du démarrage. Voir le référencement des prestataires en EHPAD et notre guide pour entreprendre dans la silver économie.
Il n’existe toutefois pas de délai réglementaire standard entre une première prise de contact et le démarrage d’une prestation de coiffure ou de socio-esthétique en EHPAD. Le calendrier dépend de l’organisation de l’établissement, de son processus de décision, des documents demandés et, le cas échéant, des procédures de référencement ou de commande publique.
Pour un entrepreneur ou un franchisé, cette temporalité a une conséquence directe : la prospection doit être anticipée. Une convention en discussion ne doit pas être considérée comme du chiffre d’affaires acquis tant que les conditions de démarrage ne sont pas effectivement validées
Questions fréquentes
Où trouver la liste des EHPAD de sa zone ?
Le répertoire FINESS recense les établissements sanitaires et médico-sociaux avec leur statut, leur capacité et leur adresse. C’est la base de travail pour construire un plan de prospection. Pour affiner cette première cartographie, il est ensuite utile de qualifier chaque établissement : appartenance éventuelle à un groupe, organisation locale, distance, interlocuteurs identifiés et modalités de référencement lorsqu’elles sont connues.
Qui signe la convention dans un EHPAD ?
Le directeur d’établissement dans la plupart des cas. Dans un groupe national, un référencement préalable au niveau du siège peut être nécessaire. Le circuit de validation dépend néanmoins de l’organisation juridique et interne de l’établissement ou du groupe. Il convient donc de vérifier qui dispose effectivement du pouvoir de contractualiser pour le site concerné.
Faut-il passer par un marché public ?
Dans les établissements publics, au-delà de certains seuils seulement. En dessous, l’établissement peut contracter directement avec le prestataire. Les règles de la commande publique étant plus nuancées, le bon réflexe consiste à demander à l’établissement quelle procédure d’achat s’applique à la prestation envisagée et à consulter, lorsque nécessaire, les documents de la consultation.
Combien de temps entre le premier contact et la première intervention ?
Plusieurs semaines selon le statut de l’établissement et son appartenance à un groupe. Il faut prévoir ce délai dans le plan de trésorerie. Il s’agit d’un ordre de grandeur opérationnel et non d’un délai réglementaire. Une démarche bien préparée (dossier administratif disponible, modalités d’intervention définies et interlocuteur identifié) permet surtout d’éviter les délais supplémentaires liés à un dossier incomplet. En résumé : obtenir une convention avec un EHPAD repose sur trois dimensions complémentaires : cibler les bons établissements, présenter un dossier professionnel complet et démontrer une organisation capable de s’intégrer durablement au fonctionnement du site. Pour un réseau de coiffure et de socio-esthétique en établissement, la qualité d’exécution sur le terrain doit ainsi s’accompagner d’une organisation structurée en amont.
Vous voulez la trame de convention et la méthode utilisées par le réseau ? Silver Beauté développe une expertise dédiée à l’organisation de prestations de coiffure et de socio-esthétique au sein des EHPAD, résidences services seniors et établissements de santé. Pour les professionnels souhaitant entreprendre dans cet univers, le modèle en réseau permet notamment de s’appuyer sur des méthodes, des outils et une organisation déjà structurés.
